CRM vs spreadsheet untuk perunding pendidikan

Bila spreadsheet memang mencukupi untuk perundingan, bila ia mula merugikan anda, dan apa yang sebenarnya berubah jika anda beralih ke CRM.

Bila spreadsheet mencukupi

Dalam keadaan itu, spreadsheet mengatasi CRM dalam hampir semua perkara: tiada kos setiap pengguna, tiada model data untuk dipersetujui, tiada migrasi, dan perubahan dibuat dalam beberapa saat. Perunding pada tahun pertama tidak perlu mencari perisian.

Masalahnya bertimbun. Setiap satu masih boleh ditangani, sebab itu ia berkumpul tanpa disedari.

Data pendua dan tidak selaras

Pelajar yang sama ditambah dua kali dengan dua ejaan. Nombor dikemas kini dalam satu helaian tetapi tidak dalam yang lain. Tiada amaran. Anda tahu apabila mesej dihantar ke nombor yang sudah ditukar pada bulan September.

Susulan tanpa tempat

Spreadsheet tidak tahu maksud "tertunggak". Tambah lajur tarikh dan tiada apa yang menonjolkan baris yang sudah lewat, jadi mengingat kekal manual, perkara yang anda cuba elakkan.

Satu baris bagi setiap pelajar, banyak permohonan

Kelemahan struktur, tanpa jalan penyelesaian yang baik. Pelajar yang memohon ke enam universiti ada enam tarikh akhir dan enam senarai dokumen. Sama ada anda lebarkan baris kepada tiga puluh lajur, atau anda tulis "3 dihantar, 2 menunggu transkrip, TU Delft perlukan esei" dalam sel yang tidak boleh ditapis.

Kebenaran

Perkongsian helaian ialah semua atau tiada. Pembantu separuh masa yang patut melihat butiran hubungan juga nampak susunan yuran dan nota keluarga.

Kerjasama

Dua orang mengedit serentak berfungsi secara teknikal tetapi gagal secara organisasi: tiada rekod siapa mengubah apa, tiada nota pada sesi, dan seseorang menyusun semula ketika rakan sekerja sedang membaca.

Laporan

Boleh dengan jadual pangsi, jika datanya bersih. Itulah yang dihalang oleh masalah di atas. Kegagalan laporan di sini sebenarnya kegagalan kualiti data.

Penjejakan bayaran

Yuran berperingkat bermaksud beberapa bayaran bagi setiap pelajar. Dalam satu baris ia menjadi Deposit, Bayaran 2, Bayaran 3. Empat ansuran merosakkan strukturnya.

Kebolehauditan

Sejarah versi menjawab "apa yang sel ini tulis sebelum ini?", bukan "siapa mengubah tarikh akhir ini, bila dan mengapa?". Jika keluarga mempertikaikan apa yang dipersetujui, itu penting.

• Migrasi ialah kerja sebenar. Pengimport mencadangkan pemetaan dan menyemak baris, tetapi membersihkan helaian yang bersepah masih mengambil setengah hari untuk lima puluh pelajar. Migrasi separuh jalan lebih teruk daripada tiada.
• CRM mengenakan satu model. Jika proses anda tidak sesuai, anda akan bergelut dengannya berbulan-bulan.
• Tabiat lebih sukar daripada data. Ia hanya berfungsi apabila semua orang berhenti membuka helaian itu. Itu masalah pengurusan.

Bukan "kecekapan". Empat perkara konkrit:

1. 1Satu penapis memaparkan setiap permohonan dalam persediaan dengan tarikh akhir dalam enam minggu.
2. 2Satu penapis memaparkan setiap pelajar aktif tanpa tindakan seterusnya yang bertarikh: mereka yang diam-diam menarik diri.
3. 3Rakan sekerja boleh menggantikan anda. Konteksnya sudah ditulis.
4. 4Anda tahu baki sebelum mesyuarat, bukan pada hujung bulan.

Jika tiada satu pun daripada empat perkara ini akan mengubah keputusan dalam minggu biasa, kekal dengan spreadsheet.

Pelajar aktif, kemudian permohonan terbuka, kemudian baki belum dibayar. Tanpa sejarah. Lihat beralih daripada spreadsheet ke CRM dan panduan memilih CRM.