Ringkasnya
Pindahkan pelajar aktif dahulu, kemudian permohonan terbuka mereka, kemudian bayaran tertunggak. Jangan pindahkan sejarah. Dengan kurang daripada seratus pelajar aktif, anda boleh bekerja sepenuhnya dalam sistem baharu dalam sehari, kerana satu-satunya data yang mesti sempurna pada hari pertama ialah data yang berkaitan dengan tarikh akhir akan datang.
Naluri anda mahu memindahkan semuanya, dan itu menjadikan kerja sehari sebagai projek tiga bulan yang terbengkalai. Pelajar yang selesai dua tahun lalu tidak perlu ada dalam CRM untuk disimpan.
Langkah 1. Tentukan apa yang dikira sebagai aktif
Tulis peraturannya dahulu: aktif bermaksud ada sesi, permohonan terbuka atau invois belum dibayar dalam dua belas bulan akan datang. Selebihnya arkib. Ini biasanya mengurangkan data migrasi separuh.
Langkah 2. Bersihkan helaian, bukan CRM
Membetulkan data jauh lebih mudah dalam spreadsheet berbanding selepas import. Sebelum anda mengeksport apa-apa:
Pembersihan sebelum migrasi
- Satu baris bagi setiap pelajar. Gabungkan pendua yang terhasil apabila seseorang ditambah dua kali dengan ejaan berbeza.
- Pisahkan medan gabungan. "Maria K. (ibu Elena 69…)" ialah tiga medan, bukan satu.
- Gunakan satu format tarikh. Format bercampur ialah punca paling biasa import yang gagal.
- Seragamkan nama negara dan universiti. "UK", "U.K." dan "United Kingdom" ialah satu nilai, bukan tiga.
- Padam lajur yang tiada siapa isi sejak setahun.
Langkah 3. Pindahkan pelajar, kemudian permohonan, kemudian wang
- Langkah 01
Pelajar
Butiran hubungan, kenalan ibu bapa, sekolah dan negara sasaran. Yang lain boleh tunggu sehingga anda bercakap dengan mereka lagi.
- Langkah 02
Permohonan terbuka
Hanya yang belum ditutup, dengan universiti, peringkat dan tarikh akhir. Bahagian ini mesti betul, kerana kalendar bergantung padanya.
- Langkah 03
Bayaran tertunggak
Masukkan apa yang masih terhutang, bukan yang sudah selesai. Sejarah bayaran ada dalam akaun anda dan tidak perlu ditaip semula.
- Langkah 04
Sesi mulai sekarang
Rekod sesi baharu dari hari pertama, dan jangan isi yang lama. Dalam beberapa minggu, rekod sudah cukup lengkap.
Langkah 4. Tutup pintu masuk lama
Migrasi gagal apabila data baharu terus masuk ke tempat lama. Jika pertanyaan datang melalui Google Form atau bio Instagram anda, halakan semula pada minggu yang sama. Itulah tujuan borang pendaftaran.
Berapa lama sebenarnya
Import mengambil beberapa minit. Pembersihan yang mengambil masa: setengah hari untuk lima puluh pelajar, sehari penuh untuk dua ratus. Yang mengambil berminggu-minggu ialah tabiat: pasukan perlu berhenti membuka helaian itu. Tarikh selepas itu spreadsheet menjadi baca sahaja lebih berkesan daripada sebarang latihan.
Pelancaran penuh ada dalam senarai semak pelaksanaan CRM. Sama ada perlu beralih atau tidak, termasuk hujah untuk kekal, ada dalam CRM vs spreadsheet.
Mula dengan sepuluh pelajar
Pelan percuma meliputi 10 pelajar, cukup untuk berlatih migrasi sebenar dahulu.
Teruskan membaca
Soalan lazim
Patutkah kami pindahkan pelajar yang sudah ditempatkan?
Hanya jika anda jangka akan bekerja dengan mereka lagi atau perlukan rekod untuk surat rujukan. Jika tidak, simpan spreadsheet arkib. Kes yang sudah ditutup menambah gangguan pada setiap senarai dan carian.
Bolehkah data dieksport semula kemudian?
Sepatutnya boleh, dan sahkan sebelum anda komited dengan mana-mana vendor. EduCRM menyertakan eksport data dalam Premium.