Kısaca
Öğrenciyi değil, başvuruyu takip edin. Her birinin kendi kaydı vardır: aşama, son tarih, belge kontrol listesi ve sorumlu kişi. Sekiz başvurusu olan bir öğrencinin aynı anda sekiz durumu vardır ve tek bir durum alanı bunu tutamaz.
Bu, bir danışmanlık bir e-tabloyu aştığında yapılan en yaygın hatadır. Öğrenci başına bir satır, 'Durum' adında bir sütun. Kasım'a gelindiğinde orada "3 gönderildi, 2'si transkript bekliyor, TU Delft deneme yazısı istiyor" yazar ve kimse bunu filtreleyemez.
Gerçeklikle karşılaştığında ayakta kalan bir aşama modeli
Aşama, işin nerede olduğunu göstermeli; her adım da birinin yaptığı bir şey olmalı. Genelde beş yeterlidir:
- Adım 01
Ön Seçime Alındı
Üniversite ve program kesinleşti. Henüz hiçbir şey hazırlanmadı. Kabul koşullarını ve son tarihi buraya kaydedin; planın geri kalanı bunlara göre kurulsun.
- Adım 02
Hazırlık Aşamasında
Belgeler toplanıyor, niyet mektubu yazılıyor. Başvurular genelde burada sessizce tıkanır; bu yüzden haftalık gözden geçirin.
- Adım 03
Gönderildi
Gönderildi, tarih kaydedildi. Portalın verdiği her şey (referans numarası, giriş bilgisi) e-postada değil, kayıtta tutulur.
- Adım 04
Karar Bekleniyor
Üniversiteden yanıt bekleniyor. Umduğunuz tarihi değil, takip edeceğiniz tarihi belirleyin.
- Adım 05
Kabul / Ret / Geri Çekildi
Kapandı. Bir teklif yeni yükümlülükler başlatır (depozito, kabul son tarihi, konaklama), bunlar aşama değil, görevdir.
Her başvuruda ne kaydedilmeli
- Üniversite ve bölüm, üniversitenin yazdığı şekilde yazılmalıdır.
- Başvuru son tarihi ve ondan ayrı olarak, genelde iki hafta önceki kendi bitiş tarihiniz.
- Bu üniversitenin istediği belgeler. Üniversiteden üniversiteye değişir; aksini varsaymak başvuruyu geciktirir.
- Ekipte bunun sorumlusu kim. Bir isim, bir ekip değil.
- Kabul ofisiyle yapılan her iletişimin notları.
EduCRM'de her başvuru hem öğrencinin kaydında hem sürükle-bırak panoda yer alır. Öğrencinin tüm başvurularını görmek için kaydını, hazırlıktaki her şeyi görmek için panoyu açın. Bkz. başvuru takibi.
Son tarihlerin sürpriz olarak gelmesi nasıl önlenir
Son tarihler bir hatırlatma sorunu değil, bir planlama sorunudur. Transkript iki hafta sürüyorsa, üç gün önceki hatırlatma işe yaramaz. İki alışkanlık çoğu şeyi çözer:
- Takvime başvuru tarihini değil, belge toplama tarihini yazın. Başkasını beklemeyi gerektiren her şeyi geriye doğru planlayın.
- Panoyu haftada bir, sabit bir saatte gözden geçirin. Altı hafta içinde son tarihi olan, hazırlık aşamasındaki başvuruları filtreleyin. Bu liste, o haftanın işidir.
Görüşmeler, son tarihler ve takipler tek takvimde olduğu için bu inceleme tek ekranda yapılır. Daha fazlası: belgeleri ve son tarihleri yönetme.
Başvuru panosunu görün
Canlı demoyu açın ve bir başvuruyu aşamalar arasında sürükleyin. Her 24 saatte bir sıfırlanır.
Okumaya devam edin
Sıkça sorulan sorular
Bir öğrencinin kaç başvurusu olmalı?
Bu bir danışmanlık kararıdır, yazılım kararı değil. Önemli olan, sistemin öğrenci başına farklı aşamalarda birden çok açık başvuruyu desteklemesidir. EduCRM destekler.
Vize adımları başvuru aşaması olmalı mı?
Genelde hayır. Vize, kabul edilen bir teklife bağlıdır, bu yüzden başvuru kapandıktan sonra gelir. Çoğu danışmanlık, vize adımlarını öğrenciye bağlı tarihli görevler olarak takip eder.