每份大学申请单独立档,各有阶段、截止日期、材料和负责人,学生档案中可查,看板中也能纵览全部案例。
申请跟踪原理
简而言之
每个申请都是独立记录，有自己的阶段、截止日期、文件和负责人。它既显示在学生档案中，也显示在覆盖所有学生的拖拽看板上，因此"这个学生进展到哪了"和"这个月在准备什么"都只需一次筛选。
申请阶段
系统默认提供六个阶段，可在设置中重命名、排序或替换：
| 阶段 | 含义 |
|---|---|
| 草拟 | 准备中。材料已收集，文书已起草，截止日期已记录。 |
| 已递交 | 已提交至院校。 |
| 录取意向 | 院校已发出录取意向。 |
| 被拒 | 未成功。保留，不删除。 |
| 已接受 | 学生已接受录取。 |
| 已入学 | 已入学。这一阶段说明这一年的努力是否有成果。 |
如需要，可添加入围或等待结果阶段，但列表要保持简短。有十二个阶段的看板，到十一月就没人更新了。
截止日期
截止日期与会话、跟进事项显示在同一日历上，支持日、周、月视图，可拖拽改期，按学生用颜色区分。第二个日历，是没人会打开的那个。
防止逾期提交的方法，是从截止日期倒推安排每一个依赖他人的环节：学校教务处、推荐人、译者、考试机构。具体方法见管理学生文件和截止日期。
每个申请的文件
各大学要求不同：认证翻译件、英文成绩单、两封推荐信而非一封。把清单放在申请上而非学生身上，能让这些差异在十月就暴露，而不是到截止周才发现。文件本身保存在学生档案中，每个申请都能调用。
每个申请一位负责人
每个申请都有一个指定负责人。"团队"负责的申请，没人跟进。Premium版每增加一名团队成员收费€49.99。
备注与进度
与招生办的沟通、系统的小毛病、编号、附加条件：都记录在申请里，而非邮箱中。这样才能实现无缝交接。
每位学生可申请多所院校
这不只是支持，而是默认设计：一个学生可以同时有多个在办申请。打开学生页面看他的全部申请，或打开看板看某阶段所有学生。
每条记录包含大学、国家、专业、申请平台(UCAS、Common App、Direct 或 Other)、阶段、截止日期和备注。所以"所有仍是草稿的荷兰申请"只是一个筛选条件,不用死记硬背。
每周复盘由此实现
- 筛选出准备中、且截止日期在六周以内的申请，这就是本周要处理的工作
- 检查每份材料清单。六周几乎快过所有外部办理时间，缺什么都还来得及补。
- 查看已过跟进日期、仍处于等待结果阶段的申请
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常见问题
一个学生可以申请多所大学吗？
是。每个申请都是独立记录，各有大学、阶段、截止日期和文件。学生没有统一状态，各申请互不影响。
EduCRM 是否与 UCAS 或 Common App 对接？
没有API集成，你仍需通过各平台自行提交。但每个申请都会记录所用平台（UCAS、Common App、Direct或Other），方便按平台筛选你负责的申请。
申请截止日期会显示在日历上吗？
可以,与课程和跟进共用同一个日历,支持日、周、月视图,可拖拽改期。